GIỚI THIỆU & HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM BÁN HÀNG TMT SOLUTION

Tìm hiểu thêm về phần mềm bán hàng TMT Solution

- Tổng quan các đặc điểm phần mềm bán hàng TMT Solution
- Giới thiệu chi tiết các chức năng phần mềm
- Download bản Demo & hỗ trợ cài đặt phần mềm
- Sản phẩm phần mềm bán hàng từng lĩnh vực: thời trang, máy tính, sắt thép, tạp hóa, siêu thị…v..v.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng sẽ đi từ các bước cài đặc cơ bản của phần mềm đến các tác vụ quản lý rồi đến các chức năng trên phần mềm bán hàng. Theo thứ tự như sau:

Lưu ý: Để có thể nhìn thấy, cài đặt và sử dụng tất cả các chức năng của phần mềm bạn phải đăng nhập bằng tải khoản admin có toàn quyền sử dụng phần mềm.

PHẦN 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM BÁN HÀNG


1. Quản lý hệ thống: tài khoản & phân quyền

- Tài khoản & mật khẩu đăng nhập
- Phân quyền tải khoản nhân viên
- Cấu hình in ấn &; biểu mẫu
- Sao lưu & Phục hồi

 

2. Các chức năng ở  phần Quản Lý

- Quản lý khách hàng – nhân sự

+ Nhân Viên
+ Khách hàng
+ Nhà cung cấp

- Quản lý Sản phẩm

+ Sản phẩm
+ Loại sản phẩm
+ Tồn kho hiện tại

- Quản lý biểu mẫu, loại phiếu

+ Biểu mẫu: các biểu mẫu in ấn như phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán hàng…v.v.
+ Quản lý loại phiếu nhập: nhập mới, điều chỉnh, thu hồi
+ Quản lý loại phiếu xuất: xuất trả hàng, xuất điều chỉnh

 


3. Danh mục các chức năng chính thường sử dụng nhiều

- Quản lý bán hàng

+ Chức năng bán hàng
+ Thống kê hóa đơn bán hàng
+ Lập & lưu đơn đặt hàng của khách hàng
+ Thống kê danh sách đơn đặt hàng

- Quản lý kho hàng

+ Nhập kho
+ Xuất kho
+ Tồn kho

- Quản lý thu chi, công nợ

+ Lập phiếu thu, phiếu chi
+ Thu nợ
+ Trả nợ
+ Nhắc nợ

- Quản lý báo giá

+ Lập báo giá gửi khách hàng
+ Thống kê danh sách bảng báo giá

 

4. Chức năng báo cáo thống kê


- Trích xuất các báo cáo thống kê:

+ Thống kê xuất nhập tồn
+ Thống kê thu chi
+ Thống kê doanh số
+ Thống kê doanh thu
+ Thống kê lợi nhuận

- Thống kê xuất nhập kho

+ Thống kê nhập
+ Thống kê xuất
+ Thống kê tổng hợp
+ Thống kê chi tiết

- Thống kê hóa đơn

+ Thống kê theo hóa đơn
+ Thống kê theo sản phẩm

- Thống kê công nợ

+ Công nợ khách hàng
+ Công nợ nhà cung cấp

 

PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT CÁC TÍNH NĂNG


1. Quản lý hệ thống: tài khoản & phân quyền

- Quản lý tài khoản & mật khẩu đăng nhập: chúng tôi sẽ cung cấp cho khách hàng sử dụng phần mềm 1 tài khoản Admin với toàn quyền sử dụng các chức năng trên phần mềm. Khách hàng sẽ trực tiếp quản lý tài khoản & mật khẩu. Sử dụng tài khoản này để tạo & phần quyền cho các tài khoản khác: như tài khoản nhân viên bán hàng, tài khoản kế toán…v.v.

Xem hướng dẫn quản lý tài khoản & mật khẩu phần mềm bán hàng bằng hình ảnh bên dưới:


- Phân quyền tài khoản nhân viên sử dụng phần mềm: Phân quyền chi tiết đến từng chức năng cho từng tài khoản nhân viên sử dụng phần mềm. Như tài khoản kế toán được sử dụng & nhìn thấy những chức năng nào, tài khoản nhân viên bán hàng được sử dụng và xem các chức năng nào…v..v.

+ Ở tab Hệ thống click chuột vào chức năng phân quyền để mở giao diện phân quyền.
+ Chọn tài khoản cần phân quyền
+ Tích vào các quyền mà tài khoản được sử dụng. Hoặc bỏ tích ở các chức năng mà tài khoản không được quyền sử dụng.
+ Sau khi chọn xong các quyền tài khoản được sử dụng thì nhấp LƯU LẠI.
+ Sao chép quyền: ví dụ bạn có 2 tài khoản của 2 nhân viên bán hàng với các quyền giống nhau. Thì sao khi phân quyền cho tài khoản 1 bạn có thể chép các quyền này sang tài khoản 2 một cách nhanh chóng.

Xem hướng dẫn phân quyền tài khoản bằng hình ảnh dưới đây:


- Cấu hình in ấn & biểu mẫu: cấu hình in ấn, tạo các biễu mẫu in ấn sẽ được chúng tôi hướng dẫn cụ thể cho khách hàng khi cài đặt phần mềm. Cần phải cấu hình chính xác từng loại biễu mẫu, lựa chọn loại máy in mặc định cho từng loại biễu mẫu để khi in ấn được chính xác. (Ví dụ: hóa đơn bán hàng thì in loại biễu mẫu nào, in ra bằng máy in nào. Mẫu phiếu nhập kho, xuất kho thì in ra bằng máy in nào.)

Để cài đặt cấu hình in ấn & biểu mẫu ở tab HỆ THỐNG phần CÀI ĐẶT click chuột vào chức năng IN ẤN, khi đó sẽ hiển thị ra khung cài đặt như hình bên dưới và làm theo hướng dẫn:

Xem hướng dẫn cấu hình in ấn & biểu mẫu bằng hình ảnh dưới đây:


- Sao lưu & phục hồi dữ liệu ( cập nhật sau….)


2. Các chức năng ở phần Quản Lý

- Quản lý khách hàng – nhân sự: Quản lý tài khoản nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp.

+ Tài khoản nhân viên: tạo mới, sửa, xóa các tài khoản nhân viên. Sau khi tạo 1 tài khoản mới cho nhân viên vào phần phân quyền để phân quyền chi tiết.

+ Quản lý khách hàng:

** Tạo mới, sửa xóa thông tin khách hàng: Ở phần thêm khách hàng mới MÃ KHÁCH HÀNG – TÊN KHÁCH HÀNG là thông tin bắt buộc phải có, các thông tin khác có thể bỏ trống. Để quản lý thông tin khách hàng một cách dễ dàng và chính xác nên điền đầy đủ các trường thông tin của khách hàng như: thông tin liên lạc, địa chỉ, công nợ, số ngày nhắc nợ…. v..v.

** Nhập danh sách khách hàng từ file Excel: Tạo file Excel có thông tin khách hàng theo đúng các cột trong hướng dẫn.

** Đặt làm khách hàng mặc định: khi đặt 1 tài khoản khách hàng nào đó làm khách hàng mặc định thì phần mềm luôn tự động lựa chọn khách hàng này để bán hàng. Thông thường sử dụng khách hàng mặc định để bán hàng đối với các khách lẻ không lưu thông tin khách hàng trên phần mềm.

+ Quản lý nhà cung cấp: thêm -sửa-xóa các nhà cung cấp trên phần mềm. Ngoài các thông tin về nhà cung cấp, chú ý 2 trường thông tin công nợ đầu kỳ & công nợ max của nhà cung cấp.

Xem hướng dẫn quản lý khách hàng – nhân sự bằng hình ảnh dưới đây:


Chức năng bán hàng


1. Mở giao diện bán hàng: kích chuột vào biểu tượng giỏ hàng trên phần mềm.

2. Chọn khách hàng, tìm kiếm khách hàng trong danh sách, thêm khách hàng mới. Trong ô được khoanh tròn màu xanh: ta có các biểu tượng tìm kiếm khách hàng, thêm khách hàng mới bằng cách nhấp vào dấu + màu xanh. (Phím tắt F4 để mở nhanh chức năng tìm kiếm khách hàng)

3. Danh sách hàng hóa: Chọn sản phẩm cần bán, hỗ trợ tìm kiếm theo tên, mã sản phẩm, mã vạch. Chọn sản phẩm bằng cách nhấp đúp chuột 2 lần hoặc ấn phím enter.(Sử dụng phím tắt F2 kích hoạt tìm kiếm nhanh)

4. Danh sách hàng hóa đã chọn để bán. Có thể thêm, bớt, xóa sản phẩm trong danh sách này bằng cách nhấp chuột vào sản phẩm, sau đó +1 để thêm, -1 để bớt số lượng hoặc xóa sản phẩm.
Có thể điều chỉnh trực tiếp trên danh sách này các thông số như số lượng (SL), đơn giá, chiết khấu cho từng sản phẩm (CK) bằng cách nhấp đúp chuột vào cần điều chỉnh (vd trong hình là các ô màu vàng)

5. Tùy chỉnh % chiết khấu trên tổng hóa đơn, nếu không có chiết khấu thì để 0. Tùy chỉnh % thuế VAT, không VAT thì để 0.

6. Thanh toán đơn hàng (phím tắt F3), ở đây có những thông tin như:
Nợ cũ của khách hàng (trong vd này là 54,000Đ)
Tổng nợ: bao gồm nợ cũ và đơn hàng đang bán.
Thanh toán: Điền số tiền khách hàng thanh toàn vào ô thanh toán, thanh toán 1 phần hoặc công nợ toàn bộ đơn hàng thì để 0.

7. Xem trước hóa đơn (phím tắt F7) trước khi đồng ý & in đơn hàng

8. Đồng Ý & In (phím tắt F6): Xác nhận đơn hàng đã bán, đồng thời in hóa đơn bán hàng.

9. Đồng Ý (phím tắt F5): Chỉ xác nhận đơn hàng đã bán nhưng không in hóa đơn bán hàng.

10. Tạo đơn đặt hàng: tạo đơn đặt hàng nhanh từ giao diện bán hàng
Hoặc khi đã lập danh sách bán hàng nhưng khách hàng tạm thời dừng mua, hoặc không mua hàng nữa nhưng bạn không muốn hủy đơn hàng này thì chuyển sang tạo đơn đặt hàng để lưu lại.